自由英作文の一形式として手紙・emailを書くという問題もあります。基本的には、テーマが与えられて記述する自由英作文問題と変わりはないのですが、手紙・emailならではの表現や何か頼みごとをするにあたって丁寧さを表した方が良い場合もあります。
今回の記事では、手紙・emailでの必須表現と丁寧さを表すための表現を中心としつつ問題への対処方法を紹介します。
また、手紙・emailを書けるようになると、英語圏の人にメールを書くことも可能になります。手紙・emailはある程度時間をかけても問題無いし、調べて書くことも出来ますので非常に便利です。
Contents
問題の種類:「依頼・問い合わせ」
テーマとしては「依頼・問い合わせ」であると理解していれば大丈夫です。
更に、このテーマで自分からの手紙・emailなのか、相手からの手紙・emailなのかで分かれます。他にも近況報告の様な手紙・emailを書くこともあります。
「依頼・問い合わせ」で重要なことは、相手の要求に対してしっかりと応えることです。
例えば、「日本観光で古いお寺を見たいのだけど、どこが良いですか？」という問い合わせに対して、「白川郷は自然豊かで合掌造りの集落を見られますよ」というのは要求に応えられていません。
まだ、このような問題を解いたことが無い方はこんな解答あるはずがないと思うかも知れません。ですが、相手の要求に応えられていない解答というのは非常に多いです。
制限時間がある中で問題を解いているわけですから、普段ならしないようなミスを試験中はしてしまうことがあります。そうならないために、十分に準備をしておきましょう。
初めの挨拶
Dear～という表記を見たことがあると思います。
内容のフォーマル度合いや相手との親しさで表現の仕方が変わってきます。
受取人の名前を知っている場合
Dear Mr. 名字,
Dear Ms. 名字,
※男性にはMr.として、女性には既婚・未婚を問わないMs.とします
Dear Prof. 名字,
※肩書は省略しない方がフォーマルとなります
親しい場合
Dear 名前,
Hi 名前,
太字にした部分を覚えれば、Dear付の挨拶として減点されることはありません。他にも名前が分からない場合の表記もあるのですが、ビジネス向けの表現なので割愛します。
また、注意点としては名字または名前の後にコンマを入れることです。
本文・書き出し
書き出し方には大きく分けて、2種類あります。
1. 手紙・emailへの返事
2. 自分から手紙・emailを出す
※1と2の後の書き出し
手紙・emailへの返事
相手から手紙が来て、それに対する返事の場合、まずは手紙を送ってくれたことへの感謝を伝えることが大事です。
Thank you for your letter.
Thank you for your e-mail.
といった簡単なもので構いませんので、一言入れることが大事です。
そこから、依頼・問い合わせに対する返答を書いていくことになります。
自分から手紙・emailを出す
ビジネスの場合、相手の名前を知らない、部署だけしか知らないということも考えられますが、受験ではそのような場合は無視して良いと思います。
相手の名前を知っている。つまりはある程度は知り合いであることが予想されます。英文の手紙・emailは単刀直入に本題から入ることが重要なのですが、本題の前に挨拶程度を入れることもあります。
I hope you are doing well.
How are you doing?
といった、これまた簡単なもので良いので入れると良いです。これらに特に意味があるわけでもなく、ただの挨拶と認識してください。
そこから、依頼・問い合わせについて書いていくことになります。
※1と2の後の書き出し
上記で紹介したような簡単な挨拶の後は、手紙の本題をかき出します。
依頼の仕方
Would you～?で増す丁寧さ
英語には敬語は無いというのはよく言われることです。確かに日本語の様に体系だった敬語体系はありませんが、敬意表現や丁寧さを表す表現は当然あります。
例えば、多くの人がpleaseという単語を知っていると思います。ですが、このpleaseをつけることで丁寧さが増すのは確かです。ですが、これだけで、格段に丁寧さが増すかと言えばそうでもありません。
丁寧さを表す表現はたくさんあるのですが、分かりやすさを優先して以下に単純化したものを例示します。
Give me any comments or advice.
Please give me any comments or advice.
Will you give me any comments or advice?
Would you give me any comments or advice?
命令文からWould you～?となる表現になるにしたがって丁寧さが増していきます。これと似たような表現にCan you～?とCould you～?があります。
Could you～？とWould you～?の違いは何かと言いますと、couldが相手に能力があるか尋ねるような感じで、wouldが相手に意思があるか尋ねるような感じになります。場合場合によってどちらかを使うのか変わりますが、wouldで覚えておけば問題無いでしょう。
承諾する
何か依頼をされたり、誘いを受けたりした場合、承諾したい時の表現を紹介します。
That sounds great. それ良いですね
Sure. もちろんです
これら2つが簡単です。
他にももう少し長く表現すれば、
I am happy to ～ ～出来てうれしいです
なども使うことができます。
断る
依頼や誘いを断る表現は以下の通りです。
I would love to, but I am afraid I can’t.
I’d love to go, but I have something to do.
I am sorry I can’t go.
上記3つの表現からわかることは、単に「行けない」というのではなくて、「行きたいのだけど行けない」や「行けなくてすみません」と関心があることや謝意があることを示すことが重要になります。
もしかしたら皆さんが英語に持つ印象からしたら、「行けない、無理」といった感じで大丈夫かと思うかも知れません。ですが、意思は明確にしつつも相手への気遣いも必要になります。これは日本語と英語問わず必要なことです。
締め
本題を書き終えたら、締めの挨拶的な言葉を入れます。
I am looking forward to hearing from you. お便りお待ちしています。
Please take care of yourself. お体をお大事に。
上記2つの様な簡単なもので構いませんし、長々と書くようなものでもありません。
終わりの挨拶
相手との親しさ・距離感次第な部分があるのですが、代表的な言い回しを紹介します。
フォーマル～ややフォーマル
Sincerely yours,
Best regards,
親しい
Take care,
この表現もたくさんありますので、覚え始めるときりがない部分があります。そのため、失礼にならないように、”Sincerely yours,”か”Best regards,”を覚えておくと使い勝手が良いと言えるでしょう。
署名
Sincerely yours,
John Smith
この様に終わりの挨拶の後に自分の名前を書く必要があります。
まとめ
手紙・email形式の問題となった場合、”Dear～”と”Sincerely yours,”と”署名”は必ず書きましょう。その形式を守ることで手紙形式であるということが判断できます。
また、内容に関しては丁寧な表現を心掛け、相手の要求に応える形で書く必要があります。
形式に関する部分は各自覚えるかどうかの話で、内容に関しては問題文をしっかりと理解できるかどうかと演習をこなすことでしっかりと対応できるかどうかとなります。
一朝一夕で書けるようになるものではありませんが、しっかりと準備をして試験に挑みましょう。
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